Wordでコンテンツコントロールとテンプレートを使いミスを減らす

Wordで同じひな形を使い契約書をいくつも作成していると、契約条件ごとに修正を繰返して、どれが最初のひな形か分からなくなることがあります。

また、金額、期間、名前など変更しなければいけない所を、見落とすこともあります。気をつけていても、どうしてもミスは出てきてしまいます。

そこで、テキストコンテンツコントロールを使い、変更しなければいけない所をわかりやすくし、ひな形への変更を防ぐために、テンプレートを作成します。

開発タブを表示

開発タブが表示されていない場合は、
【ファイル】>【オプション】>【リボンのユーザー設定】>【開発】
で開発タブを表示します

テキストコンテンツコントロール

コンテンツコントロールの設定

  • 変更箇所を選択
  • テキストコンテンツコントロールをクリック

コンテンツコントロールのプロパティ

  • プロパティをクリック
  • タイトルを入力 (タグは入力しないと、タイトルと同じ名前になります。)
  • 色を変更 (今回は、わかりやすくするために赤に変更していますが、変更しなくてもいいです。)
  • OKをクリック

今回は設定しませんが、他の項目は必要があれば設定してください。

設定直後はこんな感じになります。

同じようにして、【名称】【所在地】【始期】【終期】【賃料】【共益費】にテキストコンテンツコントロールを設定していきます。

デザインモード

設定した箇所をデザインモードで確認してみます。

レイアウトが崩れていますが、デザインモードを解除すると元に戻ります。

これで、テキストコンテンツコントロールの設定は完了です。

参考:編集の制限

ユーザーの編集をフォームへの入力だけに制限することによって、設定したテキストコンテンツコントロールにのみ入力できるようになりますが、今回は設定しません。他の人に入力してもらう場合には編集の制限は有効かもしれませんが、自分一人で書類を作成していると、結局、編集の制限を解除して修正してしまい、あまり意味がなくなってしまいます。また、あとでテンプレートファイルをVBAでコントロールしていきたいので、編集の制限は設定していません。

参考:編集の制限のやり方

テンプレート(dotx)

テンプレートとして保存しなくてもいいのではないかと思われるかもしれません。しかし、ひな形はテンプレートにした方が、格段に書類の作成が楽になります。

テンプレートはダブルクリックして開いても、直接編集するのではなく、コピーして開いた新しいファイルを編集することになります。

メリット
  • 上書き保存しても、元のひな形は変更されない
  • ひな形をどこに保存したか、探す手間がなくなる

保存

テキストコンテンツコントロールを設定したら、ひな形をテンプレートファイルとして保存します。

テンプレートの保存場所

デフォルトでは、ドキュメントフォルダの【Office のカスタム テンプレート】になっています。

変更する場合は、
【オプション】>【保存】>【文書の保存】>【個人用テンプレートの規定の場所】
を好きなフォルダに変更します。

書類を新規作成

書類を新規作成する場合は、
【新規】>【個人用】
をクリックし、テンプレートを選択します。

テンプレートを直接編集

テンプレートはダブルクリックして開いても、コピーが開くだけで直接編集できません。

直接編集するには、【開く】から編集したいテンプレートを選択して開きます。