Wordの高度な検索と相互参照を使い契約書を修正する

契約書のひな形を作成

(契約の締結)
第1条 貸主(以下「甲」という。)及び借主(以下「乙」という。)は、頭書(1)に記載する賃貸借の目的物(以下「本物件」という。)について、以下の条項により賃貸借契約(以下「本契約」という。)を締結した。
(契約期間及び更新)
第2条 契約期間は、頭書(2)に記載するとおりとする。 2 甲及び乙は、協議の上、本契約を更新することができる。
(使用目的)
第3条 乙は、居住のみを目的として本物件を使用しなければならない。
(賃料)
第4条 乙は、頭書(3)の記載に従い、賃料を甲に支払わなければならない。
2 1か月に満たない期間の賃料は、1か月を 30 日として日割計算した額とする。
3 甲及び乙は、次の各号の一に該当する場合には、協議の上、賃料を改定することができる。
 一 土地又は建物に対する租税その他の負担の増減により賃料が不相当となった場合
 二 土地又は建物の価格の上昇又は低下その他の経済事情の変動により賃料が不相当となった場合
 三 近傍同種の建物の賃料に比較して賃料が不相当となった場合

出典:国土交通省>『賃貸住宅標準契約書』について

国土交通省の「賃貸住宅標準契約書」を改変し、作成した契約書をもとに説明していきます。

アウトラインの設定方法や条項番号を自動連番する方法は、関連記事を見てください。

契約書のひな形

高度な検索を使い選択する

【ホーム】>【編集】>【検索】から【高度な検索】を選択します。

アウトラインレベルで検索する

条文の見出しを選択する場合

今回使用している契約書のひな形では、条文の見出しをアウトラインレベル3に設定しています。

検索結果

条文の見出しがすべて選択されています。

条番号(第1条など)はアウトラインの定義で設定しているので、選択されていません。

ワイルドカードで検索する

0から9の数字が2回以上繰り返される場合

ワイルドカードを使って、【検索する文字列】に特殊文字を入力します。

同じ数字(55や000など)の繰返しだけではなく、0から9の数字が連続して2個以上ある(39や2015など)と検索にヒットします。

  • 半角数字の場合
[0-9]{2,}
  • 全角数字の場合
[0-9]{2,}
半角数字での検索結果

連続して2個以上ある半角数字が、すべて選択されています。

この契約書の設定の場合、条項号の番号(頭書(1)、第1条、1、アなど)は検索されません。

3回以上3回以下の場合

  • 半角数字の場合
[0-9]{3,3}
  • 全角数字の場合
[0-9]{3,3}
半角数字での検索結果

連続した3個の数字が選択されています。2021など4桁以上の数字は前半3桁だけ選択されています。

相互参照を使い自動更新する

相互参照を使うことにより、契約書の条文を追加や削除したときに、他で参照している条番号のずれを自動で修正できるようになります。

今回は、条文内の頭書(1)(2)(3)を相互参照に変更します。

段落番号を挿入

【挿入】>【リンク】>【相互参照】から、1つずつ段落番号を挿入し変更していきます。

フィールドの更新

条文(今回は頭書)を追加削除しても、相互参照した項目は自動で更新されません。

  • 文書をすべて選択>右クリック>フィールドの更新
  • 印刷のプレビュー

このどちらかをすると相互参照した項目が更新されます。

契約書を印刷しない場合は、フィールドの更新を忘れないようにしましょう。

注意事項(相互参照が更新されない場合)

相互参照はすごく便利なのですが、結構クセがあります。相互参照元(今回なら頭書の見出し)の文頭で改行すると、新たな行まで相互参照に含まれてしまいます。見出しの文頭に見えないブックマークが含まれているため、このような面倒な挙動になるらしいです。

相互参照のずれを回避するためには、

  • 参照元に合うように、相互参照をやり直す
  • 文章を追加するときは、文末で改行する

この2つの方法があります。ただ、相互参照をやり直すのは面倒なうえに、見落とす可能性が高いので、文章を追加するときは、文末で改行するようにしましょう。